중요한 계획을 준비할 때 세부적인 내용을 정리하는 것도 중요하지만 전체적인 숫자를 빠르게 확인하는 것이 의사결정에 도움이 됩니다. 다음은 연말 VIP 손님 초대 행사를 준비한다고 가정할 때 경영진이나 회사대표가 진행상황에 대해서 빠르게 확인할 수 있도록 대쉬보드를 만드는 예제를 만들었습니다.
1. Google 스프레드시트로 초대행사 할일 리스트 만들기
담당자별 업무내용을 정리해서 일자별 담당자 그리고 할일을 리스팅합니다. 가장 중요한 것은 왼쪽에 체크리스트 박스를 넣어서 업무가 완료되면 해당 담당자가 체크를 통해서 업무 완료를 알립니다. 물론 이 스프레드시트는 업무 담당자와 미리 공유가 되어야 하는 건 당연한 일이겠죠.
이 문서는 일반 사용자의 Google G Suite 사용에 대한 정보 제공의 목적으로 작성되었습니다. 사용계약없이 기업이나 학교에서는 내부적으로 게시 및 이용할 수 없고 개인에 한하여 비영리적 목적으로 사용할 수 있습니다. Cloud Service Cody는 이 문서에 수록된 정보의 완전성과 정확성을 검증하기 위해 노력하였으나, 내용상의 오류나 누락이 존재할 수 있습니다. 본 문서에 대한 의견이나 수정요청은 manual@cloudservicecody.com 으로 문의하여 주시기 바랍니다.
2020.05.06 행아웃이 Meet와 Chat으로 대체되었습니다. 해당 서비스를 사용하세요
이 문서는 일반 사용자의 Google Workspace(G Suite) 사용에 대한 정보 제공의 목적으로 작성되었습니다. 사용계약없이 기업이나 학교에서는 내부적으로 게시 및 이용할 수 없고 개인에 한하여 비영리적 목적으로 사용할 수 있습니다. Cloud Service Cody는 이 문서에 수록된 정보의 완전성과 정확성을 검증하기 위해 노력하였으나, 내용상의 오류나 누락이 존재할 수 있습니다. 본 문서에 대한 의견이나 수정요청은 manual@cloudservicecody.com 으로 문의하여 주시기 바랍니다.
이렇게 구축하면 별도의 챗봇 서비스를 설치하지 않고도 저렴하게 구축할 수 있을 거 같습니다. 또한, 학교의 다양한 시스템을 연계한다면 학교 시스템 안내도 가능할 것이고, G Suite API와 연동한다면 학생인증을 G Suite에서 처리하기 때문에 안전하게 개별 응대 서비스도 가능해지겠죠. 예. 나의 이번학기 수강과목 알려줘.
보기와 같이 학교 식사메뉴에 대한 서비스나 공통된 서비스 사용도 고려해 볼 만합니다. 학생들은 쉽게 말로 정보를 얻을 수 있고, 학교는 큰 비용없이도 학생들의 요구를 맞출 수 있습니다.
이러한 서비스는 빠르게 발전할 것으로 예상되며, 클라우드로 많은 서비스가 이전하겟죠. 그전에 학교에서는 콘텐츠 및 정보를 클라우드로 이전하여 체계적으로 구성하는 것이 진행되지 않으며 도구만 있고 알맹이는 빠진 시스템 구현 밖에는 안될 거 같습니다. G Suite 다양한 제품을 이용하여 학교의 다양하 콘텐츠를 클라우드로 이전하고 관리를 시작해야 합니다.
PC가 업무환경에 보급된지 20년이 흘렀습니다. 과거에 회사 선배들은 개인용 PC가 없어서 책으로만 프로그램 공부를 하던 때도 있었습니다. PC 성능이 좋아지고 점점 노트북으로 점점 가벼워졌지만, 우리의 업무의 생산성은 그만큼 향상이 되었을까요?
우리나라에는 안타깝게도 기존의 업무환경이 그대로 IT 환경으로 변경이 된 경우가 많습니다. 대표적인 경우가 바로 결재시스템이죠. 기존의 결재환경을 그대도 IT 시스템으로 옮기다 보니 시스템은 복잡하고 생산성은 변하지 않았습니다. 오히려 더 많은 과정과 시스템에 대한 투자로 생산성만 떨어지는 경우도 발생했습니다.
이제는 디지털 세상인데 또 한번의 변화가 있어야 합니다. 즉, 기존의 업무환경을 이제는 디지털 개념으로 업무전환(Digital Transformation)의 시도를 해야 합니다. 기존처럼 아래한글로 문서를 작성하여 결재시스템을 이용하여 업무를 한다는 것은 다른 회사의 생산성을 따라갈 수가 없습니다. 스마트워크센터만 있다고 해서 스마트워크가 되지 않습니다. 현재의 업무방식을 전환하여 디지털에 맞는 업무환경으로 변화해야 합니다.
디지털업무환경의 전환을 위해서 가장 먼저 그리고 가장 효과가 좋은 분야는 회사회의입니다. 일주일에 평균 3.7회 진행이 되고 그중 1.8회는 불필요한 회의입니다. 50분씩만 잡아도 일주일에 1시간 반은 불필요한 시간을 낭비하고 있습니다. 그리고 이제는 통신환경도 좋고 노트북만다 카메라도 있는데 멀리서 회의를 참석하기 위해서 이동을 해야 할까요? 또한, 단순히 의견 청취는 조율을 위해서는 재미있고 효과적인 디지털 앱 등이 많습니다.
회사 분위기에 따라서 젊은 층이 많은데 과거 방식으로 일하는 회사도 있고, 상대적으로 나이가 많은데 디지털 문화를 도입한 회사도 있습니다. 최근에 스타트업들은 모두 이런 방식으로 회의를 하고 있습니다. 한 회사에서는 회의를 하자라는 용어로 '인바이트(Invite)' 즉 회의 일정을 잡고 자신을 초대해 달라는 의미로 사용합니다.
두번째로 개별적인 문서작성입니다. 로컬 PC에 문서를 저장하면 본인만 사용할 수 있습니다. 다른 사람에게 전달하기 위해서는 이메일에 첨부하고 이메일을 받은 사람은 다시 수정해서 이메일에 첨부해서 회신하고... 이러다 보면 하나의 문서는 여러개의 버전으로 변신하고 파일 관리의 많은 시간이 소모됩니다.
회사에서 공통 레포지토리(저장소)에 문서를 저장하고 같이 문서를 수정하고 조회한다면 회사의 자산을 활용할 수 있고, 버전 충돌의 문제도 없앨 수 있을 겁니다. 회사의 콘텐츠 저장소에는 문서뿐만 아니라 다양한 콘텐츠, 동영상, 정보, 데이타 등을 함께 저장한다면 사용자는 분실의 위험도 줄어들고 검색을 통하여 업무에 필요한 콘텐츠를 바로 찾을수 있으며, 수정된 콘텐츠는 여러군데에 사용하기 때문에 오류도 예방할 수 있습니다.
컨설팅 업체의 조사 결과를 보면 일주일에 7시간은 이렇게 불필요하게 낭비되고 있다고 합니다. 개인에게도 큰 시간이지만 회사나 조직에서도 결코 무시할 수 없는 시간입니다. 스마트워크를 통하여 불필요한 시간을 줄일 수 있고, 또한 줄인 시간을 잔신의 본연의 업무에 투자하면 업무 성과도 더 높아질 수 있습니다.
스마트워크를 하기위해서는 장비나 솔루션이 중요한 것이 아니라 일하는 조직문화를 먼저 변경하고 조직 구성원이 모두가 같이 노력하는 것이 선행되어야 효과가 생길 것입니다.
ASMR은 Autonomous Sentory meridian Response로 자율감각 쾌락 반응에 대한 영상입니다. 바스락 거리는 소리, 여성의 마치 귀에 대고 속삭이는 소리, 헤어브러시를 손가락으로 문지르는 소리 등 우리는 들으면 기분좋은 소리들이 있습니다. IT 기기의 발전으로 왼쪽, 오른쪽 구분을 할 수 있고, 다양한 효과음이 성능좋은 해드폰 덕분에 속삭이는 말도 마치 옆에서 하는 이야기처럼 들릴 수도 있습니다. 잘못 사용하면 야하게 느껴질 수 있지만, 어디까지나 긴장을 풀고 릴렉스하기 위한 용도이니 오해는 하지 마세요.
이런 속삭임의 영상을 보면서 안정을 취할 수 있다면 다음 Slow TV도 안정을 줄 수 있습니다. 대표적인 방송은 노르웨이의 시시각각 후티그루덴입니다. 134시간 연속 방송인데 크루즈 여행의 화면을 보여줍니다. 우리나라 같으면 광고때문에 난리가 났을텐데 선진국인 노르웨이는 이런 방송이 통하나 봅니다. 2011년 방송내용입니다.
보통 id@gmail.com 으로 만들어지는 개인 지메일 계정은 본인이 의도하던 의도하지 않건 하나씩은 가지고 있습니다. 개인 Gmail 게정은 개인사용을 위한 것이고, 회사나 집단에서 사용할 때는 id@company.com 처럼 도메인에서 사용할 수 있는 클라우드 서비스 제품을 Google 에서 판매하고 있는데 이것이 G Suite입니다. 요즘 Office365처럼 구독개념이라 1인당 5$, 10$/월을 지불하면서 사용하고 있습니다. 대부분 회사는 이메일을 대체하기 위해서 많이 사용합니다. 하지만, 이메일이외에도 회사에서 업무시스템 대체용으로 사용할 수 있는 기능이 많다는 사실 알고 계시나요? 오늘은 간단하게 이것만은 꼭 사용했으면 하는 좋은 기능들에 대해서 알려드리겠습니다. 참고로 G Suite의 제품 리스트를 참고하세요. https://gsuite.google.com/features/
1. 드라이브의 팀드라이브
고가의 ECM(Enterprise Contents Management) 제품을 구입하더라도 대부분 회사에서는 이 고가 제품의 일부기능을 사용합니다. 또한, 회사 내부 시스템에 빠른 성능을 보장하는 고가의 대용량 스토리지를 구축해야 하기 때문에 구매 비용 뿐만 아니라 유지보수 비용이 천문학적입니다. 구글의 드라이브의 팀 드라이브는 회사에서 함께 사용할 때 Windows의 네트웍 드라이브 이상의 기능을 제공하고 Business 버전 이상에서는 저장용량이 무제한으로 더 이상의 스토리지 제약이 의미없어집니다. 또한, 구글의 강력한 검색엔진으로 제목 및 내용까지 모두 검색을 해줍니다. 빠르게...
▶ 관련 내용 : https://gsuite.google.com/products/drive/
DFS(Dive File Stream)과 함께 사용하면 탐색기를 바로 클라우드로 연결해서 사용할 수 있습니다. 물론 PC에는 아무것도 저장되지 않습니다.
회사의 시스템에서 제공하는 검색엔진은 구조적 한계로 일정량 이상이면 급속하게 검색이 안되는 현상이 있습니다. Cloud Search는 이메일, 드라이브, 메시지 등 회사에서 사용하는 모든 문서, 자료에 대해서 검색하는 기능입니다. 결과도 마치 google 검색하듯이 나타내주죠. 이 버전은 아쉽게도 Business 버전에서만 제공합니다. 하지만, 대부분의 직장인들이 일중일에 3~4시간은 검색에 소비하고 있다고 하고 이 시간을 줄일 수 있다면 회사에서는 큰 효과가 있습니다.
▶ 관련내용 : https://gsuite.google.com/products/cloud-search/
영상회의 하면 대부분 얼굴을 공개해야 하는 것에 대해서 부담을 느낍니다. 하지만, 외국 엔지니어랑 행아웃 하면 대부분 얼굴 카메라는 끕니다. 영상회의는 얼굴을 보기 위한 것이 아니고 발표자의 자료를 공유하기 위해서 사용합니다. 또한, Slack과 같은 대화도 할 수 있습니다. 물론 스마트폰에서도 가능하고 모든 대화는 검색이 됩니다.
▶ 관련내용 : https://gsuite.google.com/products/meet/
회사에서 직원의 이메일을 관리한다는 것은 큰 의미를 지닙니다. 당연히 회사 자산으로 업무한 내용에 대해서는 아카이빙이 되어야 하겠지요. 설치형으로 구축시에 장비, 솔루션, 스토리지 정말 큰 비용이 들어갑니다. 하지만, Google Vault는 이 모든 것을 한방에 해결하죠. 설치형 제품의 경우에는 한계가 금방 나타납니다.
▶ 관련내용 : https://gsuite.google.com/products/vault/
7. 크롬북과 크롬 매니지먼트
회사 업무에서 크롬 브라우저만으로 모두 해결할 수 있다면 크롬북을 고민해보세요. 일단 가격도 저렴하고 유지관리가 간편합니다. MS OS, Office 라이선스도 필요하지 않고, 백신 라이선스도 필요없습니다. 문제가 있으면 초기화로 해결이 되기 때문에 전담 직원도 필요없겠죠. 회사에서 사용할 때에는 크롬 매니지먼트로 100여가지 이상의 기능을 제어할 수 있습니다. 직원분들한테는 좋지 않겠죠. 허가된 사이트만 들어가야 하고 파일 복사나 사용도 제약이 있을 겁니다. 만약에 Windows는 가끔은 꼭 사용해야 한다면 VDI로 몇개의 계정을 만들어서 Windows도 사용할 수 있습니다.
▶ 관련내용 : https://enterprise.google.com/intl/ko/chrome/
신입사원 교육은 필요한데, 자체적으로 시스템 구성하기 어렵습니다. 간단하게 Google Classroom으로 해결이 가능합니다. 공부가 재미있어집니다. 외국에서는 활발하게 사용하고 있고, 국내에서도 초,중,고,대에서 사용합니다. 최근에는 Flipped Learning(꺼꾸로 교육)으로 많이 사용합니다. Youtube로 학습이 가능한 것처럼 온라인상에서 교육은 효과적입니다.
▶ 사용방법 데모 : https://goo.gl/49GpfU
이외에도 구글 포토도 업무용으로 사용하면 좋고, 구글 문서로 협업환경이나 지식관리해도 좋습니다. 스마프톤 기기 관리를 통하여 데이타 삭제나 허가되지 않은 사용도 통제할 수 있습니다. G Suite을 비롯한 클라우드 서비스 제품들이 설치형 제품의 기능보다 이제는 좋습니다. 꼭 회사내부에 설치하고 Data가 있어야 안전하지 않습니다. 오히려 클라우드에 저장하고 컴플라이언스로 투명하게 관리하는 것이 오히려 안전합니다.
디지털 전환 이야기는 많지만 설치형 제품으로 디지털 전환을 할 수가 없습니다. 자기 회사에 맞는 클라우드 서비스 제품들을 확인하고 업무에 적극적으로 도입한다면 IT 부서는 스트레스 안 받아서 좋고, 현업부서는 필요할 때 바로 사용할 수 있어 비지니스 신속성에 좋고, 경영자 입장에서는 비용이 절약되어서 좋고 모두가 웃을 수 있을 겁니다.
단, 클라우드 서비스는 넓은 이해와 충분한 테스트를 통한 다음에 적용해야 진정한 효과를 볼 수 있고, 구성원들의 변화관리가 꼭 수반되어야 합니다.
참고로, 저는 변화관리를 하고 있습니다. ^^
클라우드에 콘텐츠를 저장하면 모두 식별자를 부여받고 이 이야기는 모두 URL을 통해서 이용할 수 있다는 의미이기도 합니다. 과거에는 유출이 물리적인 방법으로 진행이 되었지만, 점점 클라우드에 많은 데이타가 저장이 되면서 실수로 또는 고의로 유출되는 사건들이 발생하고 있습니다. 외부에 공유하는 자료는 항상 관리체계를 가지고 공유해야 합니다.
Google G Suite Drive에 저장된 데이타는 쉽게 공유할 수 있습니다. 해당 콘텐츠의 공유 기능을 이용하여 특정인 또는 그룹과 공유할 수 있습니다. 개인버전(@gmail.com)은 도메인이 없기 때문에 특정인이나 웹에 공유하는 기능만 있지만 도메인버전(학교, 회사 계정)은 한단계가 더 있습니다. 즉, 조직의 특정인이나 조직 모두 이용할 수 있도록 공유하는 것입니다. 프로젝트 중요문서는 조직에서 프로젝트에 관련있는 사람하고만 공유해야겠지만, 서식문서나 규정은 규정내의 모든 사람들과 공유할 수 있습니다.
개인버전은 아래 그림에서 보면 특정인과 공유하는 옵션밖에 없습니다. 예를 들어서 홍길동한테 문서를 공유하거나 공동작성을 할 경우에는 내 문서에 홍길동의 @gmail.com 계정을 입력하면 홍길동한테 전달이 됩니다. 같은 조직이 없기 때문이죠. 하지만, 같은 회사나 같은 학교에 소속되었다고 하면 옵션이 더 많아집니다. 즉, 내부에 공유를 편리하게 하기 위해서 옵션이 추가되었습니다.
유출사고는 대부분 공유폴더에 민감한 문서를 등록하거나 불필요한 공유옵션을 주기 때문에 일어납니다. 다수의 사용자가 사용하기 때문에 문서의 관리체계를 지키지 않으면 클라우드상의 유출은 순식간에 발생을 할 수가 있고, 유출사고 또한 인지하기 어렵습니다.
항상 관심을 가지고 사용해야겠습니다.
클라우드 문서가 아니고 파일형태로 저장할 경우에 작성을 위한 Check in/out 으로 버전의 충돌을 예방하고 있습니다.
이번에 DFS(Drive File Stream) 기능중에서 버전 충돌에 대한 새로운 기능이 출시되었습니다. 같은 팀 드라이브에 저장된 PPT 문서를 동시에 2사람이 같이 작업을 할때 저장을 하게되면 다른 사람이 새로운 버전을 열 수 있도록 안내를 하고 있습니다. 즉, 2개의 PPT가 열립니다. 가장 좋은 방법은 문서를 조회 모드로 열게 하는 방법이지만, DFS에서는 Windows의 기능이 아니기 때문에 차선책으로 이런 방법을 선택하는 거 같습니다. 가장 좋은 방법은 클라우드 환경에 맞는 방법으로 문서를 조회하는 것이 가장 좋습니다.
DFS를 이용하여 동시에 같은 작업을 할때에는 변경된 내용이 생겼을 경우에 우측 하단에 새로운 수정내용에 대한 내용이 표시되고 사용자가 변경된 내용을 다시 불러옵니다.
Hangout Meet는 영상회의를 위한 도구입니다. 영상회의라고 하면 여성분들은 많이 싫어합니다. 자신의 얼굴이 나와야 한다는 것에 대한 거부반응이 높습니다. 하지만, 영상회의는 내 얼굴을 보여주기 위한 용도가 아니고 발표자 자료를 보기위한 용도입니다. 싫으면 카메라를 끄면 됩니다.
기존의 Meet에서 사용자 추가는 회의실 코드를 알려주고 들어오도록 했지만, 사용자를 바로 추가할 수 있는 기능이 추가되었습니다. 물론 추가하는 사용자와는 사전에 이메일을 주고 받았거나 행아웃에서 초대를 해서 승낙을 한 사이(친구사이)라야 가능합니다. 같은 회사나 학교에 소속된 사람이라고 해도 갑자기 모르는 사람이 초대하면 당황스럽습니다.
Meet 회의에 초대를 받은 사람은 다음과 같은 메일을 받습니다.
이런 초대가 활발한 조직에서는 회의에 참석하는 것을 '인바이트 해주세요', '인바이트 할까?' 라는 표현들을 사용합니다.
스마트워크의 핵심은 불필요한 시간 낭비를 줄여서 자신의 업무에 더 많은 시간을 집중하는 업무 방법입니다. 다양한 스마트워크 교육이 있지만, 개념을 이해하면 자신의 업무에 응용하고 생산성향상을 기대할 수 있습니다. 단순히 기능을 알려주거나 자신이 잘 한다는 것을 강조하는 교육이 아닙니다.
뚝섬에 위치한 성동구 사회적경제지원센터( http://www.ssec.or.kr/) 스마트워크 교육이 진행되었습니다. 성동구 사회적경제지원센터는 뚝섬에 위치한 기관으로성동구의 다양한 주민생활 영역에서 협동하는 지역사회를 만드는 곳입니다. 다양한 생활영역 기업들과 네트웍을 하고 있고, 기업들은 적은 인력과 리소스로 스마트워크에 대한 요구가 높은 곳입니다.
기존에는 관리자가 콘텐츠 관리자의 역할까지 수행했는데, 이점은 큰 조직에서 이용시 관리자에게 너무 많은 역할을 부여해서 관리가 잘 안되는 점을 보완한 것입니다. 이제는 콘텐츠 관리자는 멤버 추가의 역할을 제외한 콘텐츠의 수정, 재구성, 삭제등만 할 수 있도록 추가되었습니다. 기존의 관리자는 그대로 '관리자' 역할을 수행하고 새롭게 추가되는 사용자는 콘텐츠 관리자가 기본설정으로 지정됩니다.
큰 조직에서는 팀 드라이브를 다음과 같은 콘텐츠 방법론을 이용하여 체계적으로 관리할 수 있습니다.
1. 관리하고자 하는 문서 수집
2. 관리권한과 사용범위에 따라 분류
3. 2번 결과에 따라 팀 드라이브 생성 및 권한부여
- 관리자, 콘텐츠 관리자 지정
- 사용자들의 역할 권한(참여자, 덧글 작성자, 뷰어) 정의
- 권한 설정시 그룹스를 이용 권장
4. 기타 다운로드, 인쇄 등에 대한 권한 지정
5. 문서 등록/업로드
