이메일은 회사의 공식문서입니다. 회사나 학교 도메인의 이메일을 보낼 때는 개인 이메일과 다르게 공식적인 언어와 방법을 사용해야 합니다. 신입직원이나 학생들이 효율적으로 작성하는 방법과 디지털 리터러시 관련한 내용을 작성했습니다.
효율적인 작성 및 대응방법
1. 상대방이 어떤 행동을 하게 해야되는지 결론을 앞부분에 작성2. 상대가 보기 편하게 손바닥 너비의 폭(벽돌식은 읽기 어려움)
--> 서술식 보다는 요약형으로
3. 정확한 맞춤법사용. 요약어는 사용금지
4. 메일에 대한 빠른 회신
5. 수신자를 맨 마지막에 입력(내용, 첨부파일 입력 후)
--> 수신자를 먼저 작성해서 실수로 보내는 것을 예방
6. 향후 검색이 쉽게 될 수 있도록 키워드 삽입. 프로젝트명, 이슈번호 등 검색하기 좋은 단어나 숫자.
7. 많은 메일을 효과적으로 관리할 수 있는 방법 모색 --> 분류탭이용
8. 그림은 검색이 안되지만 오히려 검색이 안될 필요가 있을 경우에도 사용
[그림] ㅈㄱㄴ = 제목이 곧 내용
이메일 디지털 리터러시
1. 회사내에서는 이메일 또는 메신저를 구분해서 이용--> 이메일이 더 좋은 경우가 있고 메신저가 더 좋은 경우가 있음. Hangout이나 Slack이 경우에 따라서 효율이 높음
2. 참조자가 있을 경우에는 전체 회신
--> 발신자에게만 회신하면 참조자는 중간에 내용을 모름
3. BCC(숨은참조) 잘 사용하기
--> 수신자에게는 보이지 않지만 BCC 수신자는 메일을 수신
4. 회신이 길어지면 적당한 시점에서 새로운 메일로 작성
5. 참조자에 꼭 필요한지 결정.
--> 참조자에게 많은 메일로 오히려 참조하지 못하는 경우 발생
--> 문서 공유를 통하여 중요 내용만 확인하는 것도 방법
6. 조직내에서 사용하는 딕션어리를 만들어서 공유
--> 누구는 결재, 누구는 품의, 누구는 상신...
7. 개인메일은 개인계정으로, 회사업무는 회사계정으로만
8.
다음은 참고하면 좋은 서적을 소개합니다.
댓글 없음:
댓글 쓰기