2018년 8월 16일 목요일

[디지털 리터러시] 비지니스의 기본 이메일 작성법

이메일은 회사의 공식문서입니다. 회사나 학교 도메인의 이메일을 보낼 때는 개인 이메일과 다르게 공식적인 언어와 방법을 사용해야 합니다. 신입직원이나 학생들이 효율적으로 작성하는 방법과 디지털 리터러시 관련한 내용을 작성했습니다.


효율적인 작성 및 대응방법

1. 상대방이 어떤 행동을 하게 해야되는지 결론을 앞부분에 작성

2. 상대가 보기 편하게 손바닥 너비의 폭(벽돌식은 읽기 어려움)
    --> 서술식 보다는 요약형으로

3. 정확한 맞춤법사용. 요약어는 사용금지

4. 메일에 대한 빠른 회신

5. 수신자를 맨 마지막에 입력(내용, 첨부파일 입력 후)
   --> 수신자를 먼저 작성해서 실수로 보내는 것을 예방

6. 향후 검색이 쉽게 될 수 있도록 키워드 삽입. 프로젝트명, 이슈번호 등 검색하기 좋은 단어나 숫자.

7. 많은 메일을 효과적으로 관리할 수 있는 방법 모색 --> 분류탭이용

8. 그림은 검색이 안되지만 오히려 검색이 안될 필요가 있을 경우에도 사용

[그림] ㅈㄱㄴ = 제목이 곧 내용

이메일 디지털 리터러시

1. 회사내에서는 이메일 또는 메신저를 구분해서 이용
  --> 이메일이 더 좋은 경우가 있고 메신저가 더 좋은 경우가 있음. Hangout이나 Slack이 경우에 따라서 효율이 높음

2. 참조자가 있을 경우에는 전체 회신
  --> 발신자에게만 회신하면 참조자는 중간에 내용을 모름

3. BCC(숨은참조) 잘 사용하기
  --> 수신자에게는 보이지 않지만 BCC 수신자는 메일을 수신

4. 회신이 길어지면 적당한 시점에서 새로운 메일로 작성

5. 참조자에 꼭 필요한지 결정.
  --> 참조자에게 많은 메일로 오히려 참조하지 못하는 경우 발생
  --> 문서 공유를 통하여 중요 내용만 확인하는 것도 방법

6. 조직내에서 사용하는 딕션어리를 만들어서 공유
  --> 누구는 결재, 누구는 품의, 누구는 상신...

7. 개인메일은 개인계정으로, 회사업무는 회사계정으로만

8.

다음은 참고하면 좋은 서적을 소개합니다.

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